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SAP Concur 牵引企业出海,面向全球化

今天,经济全球化已经成为了不可逆转的必然趋势。中国企业在经济全球化的潮流中也扮演着越来越重要的角色,商务部数据显示在 2017 年, “一带一路” 沿线国家贸易额为 7.4 万亿元人民币,同比增长 17.8%;由商务部和省级商务主管部门共备案和核准的境外投资企业达 6,172 家,中国常年驻外工作人员达 100 万人,企业国际化水平显著提升。

经济全球化的背景下,商务差旅越来越频繁。那么,如何有效管控日益增加的海内外商旅流程,帮助企业降本增效,同时也让员工有更好的差旅体验? 从 IBM 公司(国际商业机器公司)应用 SAP Concur 解决方案的过程中可以看到,一套能适应全球各个地区的法规、语言、流程等全方面要求的差旅和费用管理解决方案,将成为越来越多企业的必然选择。

抢占全球化发展先机,差旅报销管控面临难题

随着经济全球化的快速发展,企业向外不断拓展业务,委派员工出差成了一种工作常态。越来越多的企业开始重视差旅管理,寻求专业差旅及费用管理方案,从而进一步提高差旅及费用管理水平。由于不同国家的财务处理方式和税务要求都不尽相同,所以不同地区员工的差旅报销和处理流程也不一样。同样,对于中国企业来说,要想有效地进行全球差旅费用管控,就不得不面对以下难题:

统一管理难:企业在布局海外市场的时候,无法准确了解全局的差旅相关的财务状况以及供应商开支,需要耗费时间和资源去整合分析相关数据,给财务管理带来很多困扰。此外,“走出去”发展战略必然面临文化冲突与碰撞的问题,不同地区的企业分支在文化理念和管理风格上都不尽相同。

降低成本难:首先,目前很多企业在管理员工差旅过程中涉及到的出差审批、出行预订、发票报销和会计入账等环节耗时耗力,其中在发票报销环节,大部分企业仍采用手动贴票方式,工作效率极其低下,导致财务人力资源浪费。其次,不合规的员工差旅行为带来财务管理难题。统计发现,企业平均违规报销率高达20%。报销凭证的不合规、不透明容易对企业造成较大的影响,而差旅费用报销中的税务风险又是令财务最为头痛的问题。最后,企业内部差旅报销管理人员的不专业,缺乏对数据的分析,运营效率低,增加了企业成本管理的难度。

员工满意度低:据 Forrester 近期一项调查报告显示,83% 的财务管理者相信,如果企业无法提供与员工在个人生活中类似的数字化体验,员工对企业内部差旅和费用管理解决方案的不满就会进一步增大。目前,很多传统的企业需要出差的员工使用 Outlook 模板用作差旅申请,一旦其请求被批准,该申请将进入一家商旅管理公司进行预订;过后员工也需要填写 Excel 表格,甚至是纸质报销单,用来捕获和详述其费用开销,并一步步发送给经理审批。显然,这样繁琐的流程无法给员工带来好的应用体验。此外,全球差旅的汇率差异、离散的差旅预定及费用报销等流程以及数字化程度低,也将使员工满意度大大下降。

打造全球差旅管控体系,SAP Concur 给予答案

对于跨国企业面临的以上三大困惑,在全球差旅和费用管理领域拥有超过 25 年实践经验的 SAP Concur 认为,采用一站式解决方案来打造全球差旅管控体系将会是企业的必然之选。我们不妨先从跨国巨头 IBM(国际商业机器公司)的成功经验中一窥究竟。IBM 于 1914 年创立于美国,目前拥有全球雇员 30 多万人,业务遍及160 多个国家和地区。作为全球领先的人工智能解决方案和云平台公司,IBM 早就意识到了财务部门的数字化对于实现企业布局全球化的重要性,并携手 SAP Concur 将员工差旅及费用的全球化管理落实。

全球化一体化差旅管理:IBM 利用 SAP Concur 实现全球范围内的差旅报销管理协同一致,规范并统一员工的差旅报销及财务行为。 “SAP 拥有广泛的全球经验,是IBM 数字化转型中重要的一部分,而 SAP Concur 是差旅及费用管理的专家,双方联手为 IBM 带来一个无可替代的解决方案。通过 SAP Concur,我们可以照顾到全球所有地区的需求,实现真正的全球化管理。” IBM 全球差旅报销战略及运营部门总监 Chris Hood 强调。

帮助企业降低成本:SAP Concur 不仅可以帮助财务部门减轻工作量并提升工作效率,更可以让财务人员将更多的精力放在管理业务,从而精简财务人力并节约相关成本。IBM 全球人力差旅及流动主管 Jim Kile 表示:”一个高度集成的差旅及费用管理系统能够为企业带来很大的好处,尤其是在显著提高整个企业的工作效率上。“另外, SAP Concur 还可以通过与全球其他国家业务伙伴的合作,帮助中国企业更便捷地管理海外报销费用,并轻松解决员工在海外出差时涉及到的不同财税处理的问题,从而为企业有效节省成本。

提供最佳数字化体验:今天的企业员工更亲睐具备消费等级体验和移动应用的差旅费用管理解决方案。而在 SAP Concur 提供的移动应用方案中,员工可以通过智能手机来进行报销或管理费用审批,企业可以掌握实时数据和员工行程信息,省时便捷。对此,IBM 全球差旅报销战略及运营部门总监 Chris Hood 表示: “因为使用了SAP Concur,公司费用报销的审批和流程更加简便,员工的满意度也相应得到提高。此外,通过 SAP Concur 移动应用,我们的员工可以随时随地用手机预订差旅及报销费用,减轻他们的工作量,大大提升了差旅满意度。“

随着经济全球化的不断发展,企业们在成本管控、人力资源以及企业文化等各个方面都面临众多的挑战,对跨国商旅行为的管理就是其中一个缩影。相信在 SAP Concur 的协助下,越来越多的企业,尤其是高速发展的中国企业能有效地进行全球差旅费用管控,不但能 “走出去” ,还能走得更远更好。

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关于SAP Concur 

在过去的二十几年中,SAP Concur 为所有规模和发展阶段的企业提供了超越自动化、完全互联,涵盖差旅费用对公支付、支出、合规性和风险的支出管理解决方案。SAP Concur 的全球实践经验和业界领先的创新性,使其能为客户提供节省时间的工具、前沿技术以及互联数据,并构建涵盖众多伙伴和应用的差旅生态圈,从而帮助客户始终在市场上抢占先机。SAP Concur 操作简单并贴合业务需求,还能为客户提供许多业务洞察,从而帮助企业客户降低管理的复杂性,更清晰地观察支出情况,以便于他们开展更具前瞻性的费用管理工作。

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