小步为赢 :应付账款自动化的关键

虽然企业的应付账款(AP)部门主要是在后台运作,但对公司运营的许多方面都能产生影响。它负责审查发票,发出付款,并及时支付供应商。当企业拥有有效的AP流程时,它们可以帮助最大化你的现金流以执行更大的业务目标。通过优化AP流程,一个自动化的AP解决方案有助于为企业提供所需的可见性和洞察力,可以看到并了解你到底花了多少钱,花在哪里,从而做出更好、更明智的决定,管理好采购和付款的时间。 

大多数企业知道实现AP流程的自动化并降低其复杂性是很有必要的,但却不知道从哪里或如何开始。许多人认为这是耗时且复杂的,但我们在这里想说并不是这样的。现实情况是,无论你现在在哪里,你的公司都可以步入AP自动化,并采取小步前行的方式,随着时间的推移逐步过渡到AP完全自动化——一切都按照你自己的节奏和灵活的预算进行。

以下是企业和AP团队在实现AP自动化的过程中发现自己所处的三个最常见阶段:

  • 人工的、基于纸张的流程

-AP团队要处理大堆的纸质发票。

-他们通常亲自把发票交给不同的人,让他们批准和/或手动开具支票。

-他们已经因为所有的人工流程而筋疲力尽,需要让发票得到批准,发出付款,并及时支付给供应商。

AP团队可能......

  • 部分自动化

-自动获取发票的数据,而不是依赖数据输入。

-通过电子邮件接收发票,甚至通过电子邮件来回传递发票进行审查和批准。

-使用SharePoint等技术来审查和批准发票。

-在一个特定的文件类型中自动处理发票。

他们也可能已经开始为工作流程或部分文件(如非PO的发票或某些类型的支票请求)进行自动化分层的过程。如果他们通过电子邮件获得发票,他们可能仍然在做大量的手动工作(如数据输入和编码)以记录总分类账中的业务交易。

  • 全自动化

AP团队可以使用技术来自动化、过滤和处理大部分的采购交易(即大约75-80%的采购流程可能是自动化的)。现在的团队不用再手动处理发票审批,而是可以把时间用于解决问题,确保供应商按时付款,并与供应商协商折扣。

 

小步为赢

当你从现在的位置开始,随着时间的推移采取小步前行,步步为赢的方式,最终可能获得巨大成功,例如:

  • 有更多的时间来考虑组织更高层次的业务目标。

  • 对员工支出有更多的了解和洞察。

  • 改进支付策略,因此你可以促进更多的员工购买。

  • 更快、更准确地报销员工和供应商的费用。

  • 增加兑现提前付款折扣和卡计划回扣的机会。

  • 改善AP周期时间、处理效率、预算合规性和现金流。

  • 能够最大限度地改善供应商关系,有助于谈判更好的价格。

  • 提高收入的底线。

以上所有都可以为您的业务带来巨大的变化。

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