什么是业务支出类型，如何进行改善？
虽然有许多最佳做法和技巧可以提高财务的健康程度，但我们认为完善和优化业务支出类型和规则是一个很好的开始。
什么是业务支出类型？
业务支出类型--也被称为支出类型--是公司用来跟踪和管理支出的员工支出分类集。一个强大的支出类型列表能够使公司加强对员工支出的监督，并帮助建立确保合规性的保护栏。例如，如果有一个员工去波士顿参加一个客户会议，他们可以提交机票、租车、餐饮等费用。
其他一些常用的支出类型包括：
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广告/营销
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停车费
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办公用品
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专业服务
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公用事业
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餐饮和娱乐
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车费
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其它/杂项
随着环境的变化，支出类型也应随之变化。
将支出类型与员工的出差和支出方式结合起来可能看上去是一件比较困难的事情，而且并不总是有一个完美的解决方案。随着企业的发展，更多的支出类型被添加到财务系统中供员工选择。或者反过来说，为了简化不断增长的清单，企业可能会创建一个类别来涵盖多种支出类型。以宾夕法尼亚州立大学为例：在Huron咨询公司的帮助下，宾夕法尼亚州立大学能够将支出类型的数量从1000种减少到200种，并将这些类型映射到总账中，而不会对支出的透明度产生负面影响。
虽然对每个公司有效的方法看起来会有很大的不同，但重要的是要在两者之间取得平衡，一方面要有足够的细节知道所支出资金的确切用途，另一方面不要让员工有太多的支出类型可供选择。公司应该继续定期审查他们的支出以保持平衡，因为随着环境不可避免地发生变化，消费习惯也会随之改变，同时公司的知名度也会变化。
以下是你能用来优化费用管理过程的方法。
优化当前支出类型的三种最佳做法
1. 细化现有的支出类型
你是否在已经细化支出后仍觉得不够？员工在选择正确的支出类型时是否有困难？或者，财务团队是否需要通过翻找收据来查看到底有哪些支出？这些都是你在审查目前的支出类型清单时应该问的问题。
首先，需要将支出类型归入相似的类别。例如，在办公费用类别下，可以有：
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办公用品
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软件
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硬件
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设备
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家具
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建筑费用
一旦你有了这些类别，可以看看是否有能够扩展或压缩的可能性。建筑费用是否应该扩展到租金和水电费？硬件和设备是否可以合二为一？
不要忘了深入挖掘数据--你认为员工应该做什么和他们实际在做什么，可能是完全不同的。有时，根据员工已经在做的事情来调整你的策略，比重新训练他们采用新的方法要更容易。例如，在使用礼品卡时，星巴克卡可能会变成餐费，或者百思买卡可能会应用于办公设备。回顾过去的采购可以帮助你找到趋势并为未来的采购建立标准。利用审计和报告来审查收据，并与所使用的支出类型进行交叉检查来寻找趋势。当然，通过对员工进行例行培训来制定更为广泛的规则被认为是最好的策略，因为这样可以确保每个人都能够接受调整。
完善的支出类型清单将使员工的费用支出过程更简单，减少错误和欺诈的机会，同时给你的后台提供足够的数据来准确地管理预算，预测未来的支出，并确保规则的遵守。
2.拆开支出类型 "其它 "或“杂项”的包装
疫情极大地改变了 "照常工作 "的定义。员工开始在家工作，并减少了差旅的次数。但这并不意味着他们会停止提交支出报告--他们只是开始在其它方面进行支出。
根据SAP Concur客户数据，从2019年到2021年，许多企业看到 "其它 "或 "杂项 "支出类型的使用率占到了60%以上。这种变化主要是由于大多数公司以前没有使用过的费用的增加，例如PPE，所以不需要用单独的支出类型来跟踪这种支出。
重新审视你的 "其它" 类别，找出员工的支出具体是在哪些方面。这可能会导致新的支出类型增加，并且需要修改你的支出规则，可能还会限制这些领域的支出。此外，把所有标记为“其它”的费用收据都考虑在内，可以让你准确地知道钱花在哪里，并确保遵守你制定的规则向前发展。
3.确保你制定的规则与支出类型相一致
在越来越多的支出类型和支付方式中，管理员工的支出往往会留下错误和不合规的空间。这些都是严重的（和耗时的）问题，会造成不信任、误用和对企业时间的整体浪费。但是，有了明确的支出规则，就可以减少大部分的模糊性和不合规性--节省你的时间和金钱，同时降低企业的风险。
如果员工经常不遵守规定，可能是你的T&E规则不够明确，难以理解；或者规则不够严格，无法防止滥用和超支。仔细阅读你制定的规则并问自己这些问题：
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最后一次更新是什么时候？
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是否有费用支出的限额发生了变化？
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它是否围绕每一个T&E支出情况给出了明确的参数？
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它是否容易理解？
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员工是否知道他们可以在哪里访问它？
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上一次培训员工是什么时候？
不要忘了确保任何规则调整都清楚地传达给你的员工。我们建议开展培训或发送一个强调变化的提醒以确保用户都清楚了解。这将有助于减少违反规则的数量，节省员工和财务团队的时间。
未来及未来的费用管理
使支出类型与员工的差旅和消费方式相协调可能是一件比较棘手的事情，而且并不总是有完美的解决方案。许多企业在疫情期间学到的一个关键教训是：新的差旅模式--缺少差旅--支出，这三者总是在不断出现。跟踪和记录这些支出的变化可以帮助你深入了解如何通过收紧控制或调整支出方向来影响收入。
随着不断评估和更新你的支出规则来适应新的支出类型，SAP Concur解决方案可以帮助你的员工支出计划更加有效和准确。
你的支出类型和规则已经是最新的了吗？
